因公临时出访团组办理须知

一、我市自组团组出访报批

申报材料：

1．《×××关于×××同志率××代表团访问××的请示》

（出访人员姓名、 出生日期以身份证为准），

附件：往访国家及地区的邀请函及中文译文、 日程安排；

2． 出访人员身份证复印件；

3． 团组人员详细信息表；

4．须提供的其他材料：派人单位的同意函（非本单位本系 统人员参团提供）、中央主管部门的批复意见（依文件规定须事

先报请中央主管部门批复的团组提供）等。

5．行前公示（团组人员各自单位内部公示，加盖单位公章）；

6．财政或财务部门出具的费用证明（分管财务领导签字、

加盖财务章）；       

第五、六项材料由派人单位留存，无需提交市外办

需说明的事项：

1． 出访请示件须经代表团团长审核。

2．报批、办照、签证应预留充足时间，所需时间根据团长 级别和前往国家地区不同而有所差别。 我市审批且需办理签证 的团组视情况应于距出访日期不少于 30 天—45 天报送申报材 料，无需办理签证的团组应于距出访日期不少于 15 天报送申报 材料；需报省审批且需办理签证的团组视情况应于距出访日期 不少于 45 天—60 天报送申报材料，无需办理签证的团组应于距

出访日期不少于 30 天报送申报材料。申报材料完备齐全、具备呈报条件的，市外办予以受理。

3． 出访请示获批后，省外办或市外办出具 “ 出国、赴港澳 任务批件”，出访团组及人员须严格按照批准事项行事，凭“任

务批件”办理因公护照、通行证申领及签证等相关手续。

二、随省内双跨团组出访报批

申报材料：

1．《×××关于×××同志随××厅××代表团访问 × ×

的请示》（出访人员姓名、 出生日期以身份证为准），

附件：组团单位下发的组团通知、双跨团组征求意见函及省

外办复函、 日程安排；

2． 出访人员身份证复印件；

3．须提供的其他材料，参加培训团组的需提供国家外专局

出具的出国（境）培训审批或审核件。

4．行前公示（团组人员各自单位内部公示，加盖单位公章）；

5．财政或财务部门出具的费用证明（分管财务领导签字、

加盖财务章）；    

第四、五项材料由派人单位留存，无需提交市外办

需说明的事项：

1．履行我市因公出访审核审批程序并经同意后，市外办为 我市随团人员签发 “ 因公出国（境）同意函”，申报单位将 “ 同 意函”交由省组团单位办理后续报批、证照申领、签证等相关 手续。“同意函”由随团人员所在单位主要负责人及上级主管部 门负责人签署明确意见并加盖公章，每位随团人员一式 2 份，

与出访请示件一并报送至市外办。

2．出访获批后，申报单位应及时将《河北省人民政府出国、 

赴港澳任务批件》复印件或扫描件交市外办出国处归档。

三、随国家部委、外省市双跨团组出访报批

首先需办理省外办征求意见复函，须提供中央部委、外省 双跨团组征求意见函，附件包括：组团单位请示报告（培训团 组需提供国家外专局培训项目计划批文）、日程安排、费用预算

清单。省外办复函同意后，履行因公出访请示报批程序。

申报材料：

1．《×××关于×××同志随××部××代表团访问 × ×

的请示》（出访人员姓名、 出生日期以身份证为准）

附件： 中央部委、外省市的出国赴港澳任务通知书，双跨

团组征求意见函及省外办复函， 日程安排

2． 出访人员身份证复印件

3． 团组人员详细信息表

4．需提供的其他材料，参加培训团组的需提供国家外专局

出具的出国（境）培训审批或审核件

5．行前公示（团组人员各自单位内部公示，加盖单位公章）

6．财政或财务部门出具的费用证明（分管财务领导签字、

加盖财务章，培训团组还需注意经费表述应与任务通知书一致）   

第五、六项材料由派人单位留存，无需提交市外办

需说明的事项：

出访请示获批后，省外办出具《河北省人民政府出国、赴 港澳任务确认件》， 出访团组及人员须严格按照批准事项行事， 凭 “任务确认件”办理因公护照、通行证申领及签证等相关手

续。

四、申办（领取）因公证照及办理签证所需材料

1． 出国赴港澳任务批件（自组团提供）、 出国赴港澳任务

确认件（随部委、外省市双跨团提供）；

2． 已完成备案的《因公临时出国人员备案表》或《因公临 时赴港澳人员备案表》原件（“备案表” 由出国人员所在单位填 写， 由派人单位党委（党组）书记签署意见并签名，加盖党委 （党组）章，按照人事行政隶属关系和干部管理权限报组织人 事部门备案；填写 “备案表” 时， 出访人员姓名、 出生日期以 干部档案所载为准，若与身份证不一致，应由派出单位写出情

况说明，加盖党委（党组）章）；

3．身份证复印件 1 份（查验身份证原件）；

4．首次申办因公护照需提供申请人本人户口页复印件 1 份；

5．申请人指纹和面像采集及检测合格的 6个月内近照照片：

1）指纹和电子签名：申请人持身份证原件到市外办出国管

理处采集（已有有效因公护照和仅赴港澳人员不需采集），

地址 ： 保定市东风西路 1 号市政府 主楼 1 楼， 电话：

0312-3088501，邮箱：bdwsbcgc@ 163.com，

2） 申请人数码照片：到保定市东风西路完美影像采集，

地址：保定市东风西路 196 号邮政营业大厅西行 30 米，电话：0312-3075222;

     6．打印的《因公电子护照申请表》或《因公赴港澳通行证申请表》;

7．打印的《申请出国签证事项表》； 

8．需办理签证的团组另外提供申请签证相关材料（各个国

家签证材料要求各不相同且不断更新，按要求提供）。

需说明的事项：

护照、通行证及签证申办材料提交至市外事服务中心，地 址：保定市东风西路 1 号市政府 主楼 1 楼， 电话：0312-3088501。

五、重要事项提醒

（ 一）切实做好行前教育

要按照 “谁派出，谁负责” 的原则， 由组团单位（派出单 位）负责做好因公出访行前教育工作。组团单位（派出单位） 要采取有效措施，对团组全体人员进行爱国主义、国际主义、 外事纪律、安全保密、领事保护、礼宾礼仪、文明守法等方面 的行前教育。 我市《因公出国行前教育基本内容》 已在市外办 官网“办事指南-因公出访”栏目发布，供我市因公出访团组行

前教育参考。

（ 二）特殊情况的办理

1． 出访事项批准后，出访人员、出访任务、出访国家、在 外天数、邀请单位及行程安排的调整， 由原申报单位向审批部 门行正式请示， 由原审批部门核批。如个别出访人员因特殊情 况不再出访执行公务，则由组团单位（或派人单位） 出具情况

说明，报市外办核批。

2．出访事项批准后，个别出访团组因申办签证或工作安排 等原因不能按批准时间出访，在批件 1 个月有效期之内的， 由原申报单位向市外办报备；超过 1 个月的，重新履行报批手续。

3. 团组因故取消出访的，由原呈报单位书面及时向市外办报备。

4. 上述批准后出访事项进行调整的团组，有关请示（报告）需由原签发人签报。

（三）回国后续工作

1. 出访团组回国后，组团单位须在7天内将团组全体人员护照（通行证）连同填妥的《因公出国团组上缴护照登记表》一起送交市外办，未按批准事项出访的，按要求报送情况说明。逾期未交护照且未作出情况说明将直接影响全市的因公出访及护照申办工作。

离抵我国国境当日计入在外停留时间，若因乘坐凌晨航班提前安检，护照出境日期为前一天的，或返回时乘坐航班于24:00前抵达，但进海关时护照入境日期超期1天的，此情况不属于擅自延长在外停留时间，在上交护照时，单位写出情况说明，附上机票或行程单即可。

2. 团组回国后应在1个月内在所在单位公示事先公示内容实际执行情况和出访报告。出访报告经团长审核签字后原件报至市外办出国处，同时将电子版报至出国处邮箱bdwsbcgc@163.com。